Как организовать наблюдение за сотрудниками с минимумом стресса для всех?
По мере перехода рабочих команд на удаленку, наблюдение за качеством их работы со стороны менеджеров сильно усложнилось. Термин «мониторинг сотрудников» ворвался в тренды популярных запросов у руководителей в 2020 году на волне ускоренного перехода на удаленную форму занятости в период пандемии. Менеджеры лишились возможности оценивать количество времени подчиненных, посвященное их непосредственным задачам, на глаз. Это вызвало необходимость поиска альтернативных методов наблюдения за качеством работы сотрудников на удаленке.
ПО для мониторинга сотрудников призвано помочь проанализировать форму и содержание рабочих задач, чтобы использовать эти данные для оптимизации деятельности сотрудников и повышения производительности. Однако наличие «большого брата», зорко следящего за каждым действием работников, может негативно влиять на их моральный дух и мотивацию, наталкивая на мысль о том, что руководитель попросту не доверяет сотрудникам.
Что такое мониторинг сотрудников, и каким он бывает
Мониторинг сотрудников – это широко распространенная практика использования цифровых инструментов для отслеживания процесса работы и результатов деятельности персонала. Компании используют различные методы мониторинга для измерения производительности, отслеживания посещаемости, оценки поведения, обеспечения безопасности и сбора данных о количестве отработанных часов. Для этого используются технологии видеонаблюдения за рабочим столом, биометрические смарт-бейджи, отслеживание местоположения или тепловые экранные сенсоры.
По данным ExpressVPN порядка 80% работодателей в той или иной форме отслеживают поведение сотрудников на работе.
Виды мониторинга:
- Отслеживание посещения веб-сайтов и использования приложений. Если результаты мониторинга показывают, что сотрудники часто отвлекаются на посторонние сайты в интернете, некоторые работодатели блокируют к ним доступ с рабочих устройств.
- Захват экрана, позволяющий в рандомный момент времени сделать скриншот экрана, и зафиксировать, чем занят сотрудник.
- Фиксация рабочих часов: сотрудники включают таймер, когда начинают работу, и выключают, когда уходят на перерыв. Этот способ дает возможность оценить, сколько времени сотрудник посвятил непосредственно работе или отдельному заданию.
- Кейлоггер. Специальное приложение фиксирует каждое нажатие клавиши на клавиатуре. Цель состоит в том, чтобы сотрудники были сосредоточены на выполнении задач, связанных с работой.
- Система отслеживания активности курсора, которая реагирует на длительное бездействие работника.
- Геолокация дает возможность отследить, где сотрудник находится в конкретный момент времени и его перемещения за день.
- Просмотр электронной почты. По данным SimplyHired этот вид мониторинга используют более половины работодателей. Он позволяет оценить не только оперативность работы сотрудника, но и отношение к конфиденциальным данным и соблюдение норм делового общения в переписке.
Зачем нужен мониторинг сотрудников
У наблюдения за сотрудниками есть две основные функции:
1. Оптимизация рабочего процесса.
2. Контроль за тем, чтобы сотрудники не отвлекались на посторонние вещи в течение рабочего дня.
Исследования Harward Business Review показали, что когда мониторинг сотрудников использовался в целях контроля, повышалась склонность сотрудников к нарушению дисциплины и снижению производительности. Когда руководители использовали информацию, полученную в результате мониторинга, в качестве основы для улучшения рабочих процессов, сотрудники больше доверяли своим руководителям и поддерживали с ними позитивные отношения. Кроме того, сотрудники во втором случае лучше справлялись со своей работой и реже демонстрировали контрпродуктивное поведение.
Мониторинг сотрудников позволяет:
1. Оперативно обнаружить подозрительные действия сотрудника. Одной из наиболее важных причин мониторинга является обеспечение безопасности данных. В таких ситуациях решения по мониторингу сотрудников оправдывают себя в компаниях, работающих с клиентами или имеющих дело с важными данными, утечка которых угрожает серьезными проблемами как самому бизнесу, так и клиентам. Система мониторинга позволяет отслеживать, какие данные и кому передает сотрудник, и реагирует на подозрительную активность, если доступом к данным завладел злоумышленник.
2. Получить доказательства для обоснования дисциплинарных взысканий. Поймать сотрудника на недобросовестном исполнении служебных обязанностей не так-то просто. Система мониторинга хранит данные, которые могут быть использованы руководителем для обоснования отказа от повышения сотрудника в должности или невыплаты ему годового бонуса в полном объеме.
3. Повысить эффективность работы сотрудников. Многие системы мониторинга позволяют отслеживать производительности труда сотрудников: проекты, время активности, веб-сайты, программы, инструменты и многое другое. Показатели производительности и результативности могут быть сведены в отчеты и диаграммы, чтобы сотрудники могли видеть, где у них все хорошо, а где им требуется пересмотреть свой подход к работе. Кроме того, это дает возможность оптимизировать закупки ПО для работы: система мониторинга покажет, какие приложения используются часто, а какие – практически никогда, и от их закупки можно безболезненно отказаться.
4. Повысить общую эффективность работы команды. Отслеживание рабочих процессов дает представление о том, на что сотрудники тратят время в течение дня, и позволяет скорректировать рабочий процесс таким образом, чтобы максимально его оптимизировать.
5. Поддержать осознанность среди персонала. Ощущение того, что за твоей работой наблюдают, повышает концентрацию внимания сотрудников на рабочих задачах. Они меньше отвлекаются на посторонние стимулы и больше погружены в задачи.
Недостатки практик наблюдения за сотрудниками
Не секрет, что внешнее принуждение в краткосрочном периоде способно повысить продуктивность. Однако, играя вдолгую, работодатель рискует разрушить внутреннюю мотивацию персонала, заглушив ее мерами контроля. Это особенно болезненно в работе с представителями креативных профессий.
Неэффективная система мониторинга сотрудников приводит к:
1. Падению морального духа.
2. Дополнительной нагрузки на руководителей, вынужденных анализировать результаты мониторинга.
3. Риску утечки персональных данных сотрудника и нарушению его личных границ.
4. Может разрушить отношения между руководителем и подчиненным.
5. Чревато дополнительным стрессом для сотрудников.
6. Подталкивает к жульничеству: многие сотрудники находят способы обойти системы мониторинга. Например, продаются специальные USB-манипуляторы мыши, которые поддерживают ПК в активном режиме, когда сотрудник занят посторонними вещами.
Сотрудники в основном воспринимают такую практику в штыки: исследование Raconteur показало, что 63% работников готовы уволиться в случае введения работодателем систем мониторинга, а 28% как минимум задумались бы о смене работы.
Как создать эффективную систему мониторинга сотрудников
1. Будьте прозрачными во всем, что касается целей мониторинга
Опрос, проведенный Gartner Insights, показал, что доверие сотрудников к мониторингу возрастает до 70%, если руководители оговаривают цели и границы контролирующих практик. Опишите подробнее:
- Что такое мониторинг сотрудников.
- Как он работает.
- Как соблюдается право на конфиденциальность.
- Почему это важно для компании.
- Какие данные подлежат сбору, и как они могут быть использованы.
- Потенциальные выгоды для бизнеса и самого сотрудника.
Сообщите сотрудникам, что они могут обращаться к менеджерам по персоналу в ситуациях использования данных системы мониторинга, которые они считают несправедливыми или незаконными.
2. Разработайте политику контроля за сотрудниками
Вы можете разработать политику самостоятельно или в сотрудничестве с сотрудниками. Добавьте нормативную документацию по системе мониторинга в справочник сотрудников, чтобы действующим и новым сотрудникам было легко с ней ознакомиться.
3. Используйте данные мониторинга для развития, а не наказания
Обсуждения результатов наблюдения за работой сотрудника должны быть сфокусированы на конкретных поведенческих проявлениях. Обратную связь можно предоставлять по модели SBI: ситуация, поведение, результат. Например, руководитель в ходе личной беседы должен описать сотруднику задачу, над которой он работал, поведение, которое зафиксировала система наблюдения, и результаты, к которым это поведение привело. После можно обсудить с сотрудником способы оптимизации его работы в течение дня.
4. Будьте осторожны с ограничениями
Прежде чем принять решение о блокировке доступа сотрудников к тому или иному веб-сайту, оцените, насколько это целесообразно. Например, работники могут отвлекаться на просмотр развлекательного контента на YouTube в течение дня, но в то же время этот хостинг дает доступ к массе полезных материалов, которые они могут смотреть в рабочих целях.
5. Не переходите рамки
Помните, что система мониторинга сотрудников направлена на повышение производительности, а не на получение конфиденциальной информации. Запрашивайте доступ только к необходимым данным таким образом, чтобы это не выглядело как вторжение в частную жизнь.
Следите за сотрудниками только в установленные часы. Не стоит отслеживать страницы, посещаемые во время обеденного перерыва или в часы переработок.
