Это для кого-то покажется странным, но однозначно может кому-то спасти если не бизнес, то нервы. Поговорим о передаче дел от одного бухгалтера другому.
Выполняя роль бухгалтерии, мы перед тем, как принять на себя функционал по учету, запрашиваем у представителя компании выгрузку из базы 1С или доступ к ней, данные по сданной ранее отчетности, акты сверки с бюджетом и т.п. Если в малом и среднем бизнесе обычно вопросов, связанных с передачей нет, то в микробизнесе часто слышим такое: «отчетность сдавала через СБИС, выгружайте её сами, если вам надо» или «выгрузку из 1С я направила, никакие подписи на оборотно-сальдовой ведомости ставить не буду». В результате вместо приема дел происходит что-то похожее на битву за информацию и документы. Еще хуже, если владелец (руководитель) компании сам не знает, что и где лежит, доступа к базе данных, где велся учет, нет, какая отчетность сдавалась и где — тоже не известно. О том, что такой подход может привести к потерям, можно и не говорить. Но возникает другой вопрос — что делать?
Решение о том, какой порядок передачи дел между бухгалтерами, по моему мнению, должен принимать руководитель компании. Я вообще исхожу из того, что ответственность за всё, что есть и чего нет в компании, в конечном итоге лежит именно на директоре. «Я в учете ничего не понимаю» — это та фраза, которая должна быть убрана из лексикона руководителя навсегда.
Поэтому ответы на вопросы, где база 1С, какой логин и пароль, кто администратор, где отчетность складируется и хранится, логин и пароль от личных кабинетов, где ведется диалог с ФНС, должны быть у руководителя, как бы мало времени у него не было на это.
1. Доступы.
Отдавать на откуп базу 1С бухгалтеру нельзя. Права администратора должны быть у руководителя, а у бухгалтера – доступ. И никак не наоборот. Но доступ должен быть таким, чтобы бухгалтеру не надо было ждать по часу, пока база загрузится. Обеспечьте круглосуточный бесперебойный доступ к главному инструменту бухгалтера.
2. Организация.
Если бухгалтерия на аутсорсе, то в договоре должно быть указано, в каком порядке, как часто и кто именно должен выполнять выгрузку из базы данных для предъявления руководителю. Если база находится в вашем офисе, то права администратора оставьте за собой. Чтобы передать права и забрать можно было без труда.
3. Место.
Вся первичка должна храниться в том месте, к которому у руководителя есть беспрепятственный доступ. Передавать оригиналы первички на хранение бухгалтеру , который работает дома, так себе идея.
4. Процедуры.
Дайте просмотровый доступ к онлайн-банку своему бухгалтеру. Право подписи оставляйте за собой.
5. Отчетность.
Сделайте так, чтобы у вас всегда был доступ к сданной финансовой отчетности. В полном объеме. И желательно с описью.
Сложно? Нет. Достижимо? Да. Нужны усилия? Конечно. Но тогда при передаче дел не придется плакать.
