Какие проблемы мешают тратить на рабочие задачи меньше времени и выполнять их лучше?
Согласно исследованию ВОЗ и Международной организации труда, за последние 20 лет работа свыше 55 часов в неделю привела к увеличению смертей от болезней сердца на 42%, а от инсульта – на 19%. Переработки и выгорание стали практически поводом для гордости, но на самом деле такой подход не только вредит человеку, но и снижает качество работы. Как тратить на рабочие задачи меньше времени и выполнять их лучше? Почему правильные советы все же не работают? Разберем пять самых популярных.
1. Использовать стратегическое планирование
В потоке задач и дедлайнов легко перестать видеть общую картину. Поэтому необходимо выработать стратегию – определить направление развития конкретного проекта или компании в целом. Составления плана на день недостаточно, нужно понимать, чего вы хотите достичь через квартал, полгода, год, и в зависимости от этого прописывать ежедневные задачи. Определение конечной цели объединяет все проекты в согласованную цепочку и помогает быстрее принимать важные решения. Также благодаря наличию стратегии сохраняется высокий уровень мотивации: это ресурс, к которому можно обращаться при выгорании или форс-мажорах. Не зря успешные компании тратят много времени и усилий на стратегическое планирование.
Почему совет не работает?
Стратегическим планированием, по факту, не умеют заниматься и потому его избегают. Распространенные ошибки – это недостаточная декомпозиция шагов к поставленной цели, страх нового и нежелание корректировать свои цели в связи с изменением окружающей действительности. Если поставить цель «завоевать вселенную через пять лет», то, вероятно, приступить к планированию пути будет весьма сложно, потому что цель слишком красива, высока и далека. А вот цель для компании «войти в топ-10 лидеров отрасли» может быть достижима. Главное, не обозначать слишком большие шаги для достижения этой цели, и маленькие не пропускать. Иначе неизбежен возврат к планированию только сегодняшнего дня.
Это справедливо и для личного планирования. Невозможно построить дом за 15 млн через три года, стартуя с зарплатой в 100 тысяч – понятно же, что план нереален, даже если не тратить ни копейки из своего заработка. Если не поменять цель на менее масштабную или не сменить род деятельности, чтобы существенно увеличить доход, стратегия будет просто не реализуема. В конечном счете, человек будет считать, что планирование не работает и к цели не ведет.
2. Выставлять четкие дедлайны
Это лучший способ структурировать свое время и определить порядок решения задач. Выставление временных рамок для каждого проекта вынуждает концентрироваться на работе и оставаться дисциплинированным. Существует два вида дедлайнов:
- Срочный, который предполагает выполнение задач за несколько дней.
- Несрочный – разделение задачи на несколько этапов и постепенное их выполнение.
Почему совет не работает?
Во-первых, переоценив свои возможности, сотрудники закладывают на работу недостаточно времени. Если это происходит регулярно, нужно фиксировать хронометраж по типовым задачам. Это позволит отследить, сколько времени человек тратит на определенные действия. Иначе постоянная необходимость выполнять что-то в максимально короткие сроки приведет к переработкам и стрессу, а слишком дальний дедлайн, наоборот, снизит уровень мотивации.
Вторая частая причина сорванных дедлайнов – нереалистичное представление о себе. Сотрудник может казаться себе круче, эффективнее, чем в реальности или, наоборот, занижать свои способности, и тем самым срывать дедлайны, взяв на себя слишком много или нерешительно действуя. Вернуться к адекватному самовосприятию поможет наличие регулярной обратной связи, которая складывается из одобрения, оценки и коучинга. Первое подразумевает не только похвалу, тут руководитель как бы говорит: «Я тебя замечаю. Ты для меня важен». Оценка помогает сотруднику определить свой профессиональный уровень. А коучинг призван помочь измениться, вырасти, научиться новому.
Нужны все три вида отзывов, даже когда человек прекрасно работает. Руководитель, конечно, не должен угадывать мысли сотрудника, и предугадывать уровень его самооценки, но задавать открытые вопросы, вроде «Что сейчас вызывает у вас затруднения?», стоит регулярно. Обращение к коучу или самокоучинг помогут, если рядом нет такого руководителя.
3. Работать с прокрастинацией
Часто мы увлекаемся выполнением мелких и неважных задач, создавая видимость продуктивности, а потом в последний момент пытаемся сделать большие серьезные проекты. Такой подход всегда приводит к огромному стрессу и переработкам, в итоге страдает и качество работы, и наше ментальное здоровье.
Секрет большей продуктивности за меньшее количество времени – правильное планирование и расстановка приоритетов. Чтобы снизить уровень прокрастинации, рекомендую использовать матрицу Эйзенхауэра – метод, позволяющий выделять приоритетные задачи и эффективно распределять время. После распределения дел по категориям станет понятно, как с ними справиться: срочное и важное сделать в первую очередь, а выполнение не срочных, но важных задач тщательно спланировать.
Почему совет не работает?
Дело в том, что люди не просто так прокрастинируют. Откладывание важных дел на потом – это попытка спрятаться от существующих нерешенных часто внутренних проблем. Я не делаю что-то, потому что предполагаю, что это действие вызовет у меня негативные ощущения. Причиной могут быть и определенные страхи, и внутренние психологические барьеры. Активно бороться с этим явлением, преодолевать его усилием воли, значит добавить в копилку негатива еще один фактор, потому что насильное преодоление – не самый приятный момент. Тут человеку стоит выступить в роли детектива и постоянно задавать себе вопросы:
- Почему я сейчас прокрастинирую?
- Как отношусь к задаче, какие чувства она вызывает?
- Откуда взялись негативные чувства?
И лишь потом работать с тем, что найдет, самостоятельно или с помощью психотерапевта.
4. Ослаблять перфекционизм
Больше всего времени мы теряем на нашем перфекционизме. Желание сделать работу идеально, «на отлично», вгоняет нас в стресс и мешает продуктивности. Также всегда есть соблазн углубиться, дополнить, сделать сложнее – для многих сложность синоним профессионализма. Важно помнить, что конечный результат не должен быть идеальным, он просто должен быть вовремя. На украшения и дополнительные детали уходит драгоценное время, а в итоге они оказываются не нужны.
Снизить уровень перфекционизма поможет планирование: создавайте четкий список задач и давайте себе конкретное время на выполнение каждой. Важно научиться ослаблять контроль и не давать себе постоянно оглядываться на проделанную работу. Если вам сложно победить страх чистого листа и объем задачи пугает, стоит разделить ее на несколько небольших подзадач и выполнять их поэтапно.
Почему совет не работает?
Для многих людей в основе перфекционизма лежит страх осуждения за неидеальность, боязнь допустить ошибку. И часто эти чувства сильнее, чем страх за сорванные делайны. Рекомендация одна – разбираться с тем, чего конкретно стыдится человек. Иногда делать это непросто, потому что в основе стыда чаще всего лежит внутренняя травма. Для начала работы над собой важно принять себя неидеальным, таким, какой есть. Когда человек видит и осознает свою неидеальность и теневые стороны, только тогда можно вырулить из перфекционизма.
5. Делегировать
Иногда приходится параллельно работать над несколькими крупными проектами и успевать выполнять текущие задачи. Чтобы не сломаться под грузом обязанностей, стоит делегировать те, которые могут выполнить другие люди. Умение передавать часть работы подходящим для этого людям может значительно улучшить ваши результаты. Делегировать можно не только простые рутинные задачи, которые отнимают время и отвлекают от важных дел. Просить о помощи можно также в тех случаях, когда вы чувствуете, что ваших компетенций для качественного выполнения работы недостаточно, и кто-то другой справится с ней быстрее.
Почему совет не работает?
Для многих необходимость просить о помощи становится серьезным вызовом: одни боятся выглядеть непрофессионально и оказаться ненужными, другим необходимо все контролировать. Часто препятствием становится гордыня, приходит мысль «никто не справится с этим лучше меня». Здесь зарыта история про собственную ценность: если я не делаю много, то теряю ценность в глазах окружающих.
Например, руководительница отдела может переделывать несовершенную работу своих подчиненных в надежде, что только так директор оценит ее. Установки о том, что нужно много трудиться и никогда нельзя расслабляться, деструктивны. Важно понять, что они присутствуют, и прорабатывать их с помощью самокоучинга (постоянно задавая себе вопрос «почему я делаю так сейчас») или обратившись к психологу. По опыту, это все истории про попытки заработать любовь и внимание, которых когда-то недоставало или недостает.
*****
Понятно, что переработки и работа в постоянном напряжении – не обязательное условие для получения лучших результатов. Правильное построение рабочего графика и распределение нагрузки поможет работать меньше и быть более эффективным. Но если изменения не происходят, стоит разобраться, в том числе, с внутренними проблемами.
