Компаниям выгодно работать с самозанятыми, поскольку не нужно уплачивать за них НДФЛ и страховые взносы. Однако если не проверить статус физлица, то избежать претензий налоговиков и дополнительных расходов не удастся. Как компании или ИП проверить потенциального контрагента – самозанятого, какие реквизиты для этого требуются и какие последствия наступят в случае неподтверждения статуса, узнаете из нашей статьи.
Как проверить самозанятого
Перед заключением договора с самозанятым гражданином важно удостовериться, что исполнитель имеет данный статус. Информация об этом содержится в специальном реестре самозанятых, который ведет ФНС. Контроль можно провести посредством справки по форме КНД 1122035 из личного кабинета «Мой налог» или с помощью специального сервиса на сайте npd.nalog.ru.
В справке указывают Ф.И.О. налогоплательщика, его ИНН, сведения о документах, удостоверяющих личность, адрес регистрации, а также информацию о периодах учета лица в качестве самозанятого.
Перед началом сотрудничества необходимо проверить, был ли ранее гражданин сотрудником заказчика. Ведь бывшие работодатели не вправе работать с самозанятыми в течение двух лет после расторжения трудового договора (пп. 8 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Кроме того, нужно убедиться, что самозанятый вправе вести деятельность. Перечень запрещенных в рамках НПД видов деятельности приведен в статье 4 закона № 422-ФЗ. Например, самозанятые не могут перепродавать приобретенные и маркированные товары, вести посредническую деятельность.
После тщательной проверки с самозанятым лицом нужно заключить договор в письменной форме. Хотя закон и разрешает не составлять такое соглашение при разовых услугах, безопаснее его оформить. Ведь если контрагент нарушит свои обязательства, то доказывать позицию придется в суде. В таком случае договор станет дополнительным аргументом.
В соглашении нужно указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход. В качестве приложения к договору можно использовать справку о регистрации статуса самозанятого из приложения.
Самозанятый гражданин самостоятельно оплачивает налоги, поэтому компания не обязана удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на вознаграждение исполнителя. Данное условие следует отразить в договоре.
Однако если плательщик НПД утратит свой статус, то компания становится налоговым агентом по НДФЛ и уплачивает взносы. Чтобы избежать такой ситуации, нужно закрепить в контракте обязанность лица своевременно предупреждать о снятии с учета. Также в договоре можно предусмотреть, что в случае нарушения правила самозанятый выплачивает компенсацию в размере доначисленных НДФЛ и страховых взносов.
Порядок расчета должен быть привязан к объему работ или услуг по договору. Фиксированные выплаты прописывать в соглашении не рекомендуется, поскольку есть риск признания его трудовым договором.
При описании выполняемых работ или услуг не следует применять формулировки трудового законодательства, указывать часы работы или должность, по которой выполняются работы. Все это является признаками трудовых отношений и может привести к доначислениям со стороны налоговиков.
После окончания работ или оказания услуг самозанятый обязан выдать заказчику чек из приложения «Мой налог». Документ подтвердит, что работы и услуги оказал плательщик НПД. В чеке должны быть все обязательные реквизиты, к которым относятся:
- наименование документа,
- Ф.И.О. и ИНН самозанятого,
- налоговый режим,
- дата и время расчета,
- сумма расчета,
- наименование товаров, работ, услуг,
- ИНН компании или предпринимателя,
- QR-код,
- ИНН и наименование ОФД и банка, через которые формируется чек и проводится расчет,
- уникальный идентификационный номер чека.
Важно обратить внимание, что наименование работ, услуг должно быть развернутым. Например, недостаточно указать в чеке: «Бухгалтерские услуги». Лучше прописать: «Услуги по составлению бухгалтерской отчетности за 2023 год».
Что касается акта на работы или услуги, то его необходимо запросить у исполнителя, если такое условие предусматривает договор. Когда в соглашении такого условия нет, то акты составлять необязательно. Если гражданин продает товары собственного производства, можно запросить товарную накладную для принятия запасов к учету.
Сайт проверки самозанятых
Определить статус самозанятого можно с помощью бесплатного онлайн-сервиса по проверке статуса налогоплательщика на НПД. Это наиболее простой и надежный способ контроля, который не требует оповещать о проверке самого гражданина. Сервис расположен на сайте npd.nalog.ru. Чтобы воспользоваться им, нужно знать ИНН физлица или предпринимателя, а также дату, на которую уточняется статус.
Сайт будет полезен как организациям, которые только планируют начать работу с самозанятыми, так и компаниям, которые уже взаимодействуют с ними. Проверку рекомендуется проводить не только перед заключением договора, но и перед каждой выплатой вознаграждения. При этом следует всегда сохранять скриншот с экрана. Такой контроль позволит избежать претензий со стороны налоговой инспекции.
Проверить самозанятого по ИНН
Чтобы убедиться, что физлицо является самозанятым, необходимо зайти на сайт ФНС, где находится онлайн-сервис. Далее в первое поле нужно ввести ИНН гражданина, а во второе – дату, на которую проверяется статус. При успешной проверке появится сообщение о том, что лицо является плательщиком налога на профессиональный доход.
Но иногда контроль показывает, что самозанятый потерял свой статус. Тогда нужно выяснить, имеет ли контрагент статус ИП или нет. Если он является предпринимателем, то самостоятельно уплачивает за себя налоги и взносы и организация не понесет дополнительных затрат. Когда же исполнитель обычный гражданин, то при перечислении оплаты необходимо удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. Важно иметь в виду, что если вознаграждение ранее перечислили в полном объеме, когда контрагент уже не был самозанятым, о факте неудержания НДФЛ нужно уведомить ИФНС.
Также компании потребуется подготовить и сдать такие отчеты, как РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1.
За нарушение сроков уплаты налогов и страховых взносов ИФНС может оштрафовать заказчика по статье 122 НК РФ в размере 20 процентов от неуплаченной суммы налогов при неумышленном нарушении и 40 процентов — при умышленном.
Кроме того, за несвоевременную уплату налогоплательщику начислят пени. Для организации они составят 1/300 ключевой ставки от суммы недоимки за каждый день просрочки до 30 дней и 1/150 ставки с 31 дня, а для ИП – 1/300 ставки ЦБ независимо от количества дней просрочки. В случае несвоевременного представления налоговой отчетности компания будет оштрафована минимум на 1 тыс. рублей.
