Апостиль в документах, в том числе и в документах на недвижимость, ставят, чтобы подтвердить подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ, за пределами России. Если этого не сделать, то для иностранных органов власти договоры о купле-продаже или аренде, справки и свидетельства потеряют свой статус — это будут просто бумажки.
Для каких документов требуется апостиль и что нужно делать для его проставления, рассказываем в инструкции.
Что такое апостиль
Зачем нужен апостиль документов? Это способ официального подтверждения юридической силы документа в 125 странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Таким образом, апостиль обеспечивает легализацию документов одной страны в другой.
Иногда проставление апостиля не требуется. Например, если документы, выданные в России, нужны в странах, с которыми Российская Федерация заключила международные договоры, упрощающие или отменяющие процедуру легализации и проставления апостиля, или в государствах, участвующих в Минской конвенции.
Для документов, которые нужно перевезти в страны, не присоединившиеся к Гаагской конвенции, используется другой механизм подтверждения юридической силы. Он называется консульская легализация. Чтобы им воспользоваться, нужно будет обращаться в консульство.
Во всех странах апостили выглядят по-разному: как штамп или сертификат. Пишется он на одном из двух языков Гаагской конвенции — французском и (или) английском — или на национальном языке. Обычно делается дублирующий перевод штампа с языка конвенции на национальный. А «шапка» всегда остается на французском языке: Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961).
Официальные документы, которые подлежат проставлению апостиля:
- Все, которые выдает ЗАГС (свидетельство о заключении и расторжении брака, свидетельство о рождении, о смерти, смене имени и тому подобные).
- Подтверждающие образование (диплом вуза, школьный аттестат, повышение квалификации)
- О наличии или отсутствии судимости, факта уголовного преследования или его прекращении.
- Другие документы: например, апостиль на договор купли-продажи квартиры, выписку из ЕГРН, делают также апостиль договора аренды квартиры, доверенности.
Когда нужен апостиль
Если зарубежный школьник приедет получать высшее образование в российский университет, то перед отъездом он должен поставить апостиль на свой документ об окончании школы. Тогда в российском вузе будут знать, что он действительно окончил школу.
Другая ситуация: продажа имущества в России, когда собственник находится за границей. Ему понадобится доверенность на продажу квартиры с апостилем, если она выдана на территории иностранного государства.
Но всегда ли нужен апостиль на недвижимость? Если нотариальная доверенность оформляется в России и имущество продается в России же, апостиль не потребуется. Договоры аренды или купли-продажи недвижимости с апостилем могут понадобиться, например, иностранцу, который приобрел недвижимость в России, чтобы отчитаться перед своей налоговой.
Зачем нужен апостиль на свидетельстве (любом), зачем нужна справка с апостилем — на эти вопросы тот же ответ: чтобы документы оставались документами даже за пределами государства, которое их оформило.
Где поставить апостиль на документы, и сколько это стоит
В России нет какого-то одного государственного института, который ставил бы апостили. Если апостиль понадобился, нужно обращаться туда, где документ был оформлен, или к посредникам, которые сделают это за деньги. В интернете достаточно предложений от компаний с внятными сайтами и приемлемыми расценками.
Большинство апостилей можно получить в МФЦ в том субъекте РФ, где оформлялся документ. Стандартно это занимает 5 рабочих дней, но срок может увеличиться до месяца, если потребуется уточнение информации. Кроме МФЦ и ведомств, выдавших оригинал документа, можно обратиться в вышестоящую организацию. Например, в столичном Департаменте образования можно проставить апостиль на аттестаты и дипломы, причем не только выданные в Москве. Просто в последнем случае оформление может занять до 45 дней.
На любые другие документы (кроме документов из ЗАГСа, об образовании, о наличии или отсутствии судимости, архивной справки, выписки или копии архивного документа), включая договор аренды квартиры или договор купли-продажи, а также выписку из ЕГРН, апостиль можно поставить только в том субъекте, в котором он был выдан.
На момент публикации материала государственная пошлина за оформление апостиля составляет 2500 рублей за документ (или копию документа). Если нужно ставить апостиль и на оригинал, и на копию документа, придется заплатить пошлину дважды — такой комплект обойдется в 5000 рублей.
Перечень документов для подачи на проставление апостиля стандартный:
- заявление;
- паспорт заявителя;
- оригинал удостоверяемого документа (или его нотариально заверенная копия);
- подтверждение оплаты пошлины;
- документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная доверенность на него, если владелец оригинала не может подать документы лично.
Есть ли какая-то особая процедура для архивных документов
Если архивная справка, архивная выписка или архивная копия были выданы государственным или муниципальным архивом или другой организацией, расположенными в Москве, за апостилем нужно идти в Главное управление Москвы. Документы можно отправить по почте или привезти лично в приемную ГКУ «Объединенная дирекция».
Если справку выдавали в другом субъекте страны, обращаться нужно в уполномоченный в области архивного дела орган исполнительной власти именно этого региона. Например, в Татарстане это Государственный архив республики.
Госпошлина за апостилирование архивных справок и документов такая же, как и для прочих документов, — 2500 рублей.
Могут ли отказать в проставлении апостиля на документы
Органы исполнительной власти могут отказать ставить апостиль. Например, если в оригинале не все необходимые для его образца реквизиты. Так, при заверении документа апостилем чиновник проверяет подлинность печати и подписи на документе.
Если окажется, что они не соответствуют сведениям и образцам, которые указаны в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, или если у подписавшего документ не было на это полномочий, в заверении, конечно, будет отказано.
Тогда сначала придется внести исправления в исходный документ или заменить его (получить новый), а потом подавать заявку повторно. Как восстановить документы на недвижимость, читайте в статье «Как восстановить потерянные документы на квартиру».
Конечно, не получится поставить апостиль на недействительные документы, документы с истекшим сроком действия или плохо выглядящие — нечитаемые, рваные, с подтекшими или смытыми печатями. Если у проставившего апостиль возникнут сомнения в подлинности других документов, он вправе обратиться в правоохранительные органы.
Эксперты отмечают, что случаи отказа в проставлении апостиля очень редки. Когда документ в порядке, на него без проблем поставят апостиль. Если есть сомнения, уточнить перспективы можно у компаний, которые помогают с оформлением документов. У них же можно оформить перевод документов и заверить его у нотариуса.
Какие существуют альтернативы апостилю
Механизм, аналогичный апостилю, но применяемый для подтверждения других документов, которые не могут быть апостилированы (например, доводы для судебных разбирательств за рубежом), называется консульской легализацией. К ней прибегают также, если страна, в которую нужно вывезти российские документы, не примкнула к Гаагской конвенции.
По сравнению с апостилем консульская легализация — более сложная, двусторонняя процедура. Документ проходит следующие этапы:
- Удостоверение у нотариуса (удостоверяются также перевод и подпись вместе с переводом и удостоверением подписи переводчика).
- Подпись нотариуса удостоверяется Министерством юстиции Российской Федерации.
- Печать Минюста и подпись, поставленная его сотрудником, удостоверяется в Консульском департаменте Министерства иностранных дел.
- Удостоверение в консульстве государства, принимающего исходящий документ.
Еще одно отличие консульской легализации от проставления апостиля в том, где действуют легализованные документы. Те, что прошли консульскую легализацию, будут действительны только в государстве, чье консульство их заверило. А апостиль действует во всех 125 странах Гаагской конвенции.
