Служебные записки пишут и отправляют практически во всех организациях. Но чёткого правового регламента, зачем и как именно оформлять такой документ, нет. Разбираемся, в каких случаях, кто и как может составить служебку.
Служебная записка — что это
Прежде всего, способ сотруднику проинформировать руководителя о чём-либо важном в контексте производственных или рабочих процессов. Служебки используют как крупные предприятия, так и небольшие частные фирмы. И хотя это официальная корреспонденция, которая внутри отдельно взятой компании имеет свою силу, закон этот вид документа никак не регулирует. Даже больше — он не обязывает работников писать записку, а работодателя — получать её и принимать меры. Тем не менее чаще всего локальные правила компаний всё же это подразумевают.
В каких случаях обычно пишут служебку?
• Ради рационализаторского предложения.
К примеру, сотрудник понимает, что в привычных механизмах работы есть что-то, что можно улучшить и это положительно повлияет на всю компанию в целом. Он может оформить свою идею и соображения на этот счёт в форме служебной записки и направить работодателю. Можно, конечно, и устно. Но если ноу-хау примут на ура и захотят поощрить его автора, лучше бы его имя было закреплено на бумаге.
• Если нужно сообщить руководству о проблемах.
Предположим, существует какое-то препятствие, которое мешает отделу или кому-то одному выполнять свои обязанности: не хватает оборудования, что-то сломалось или кто-то не успевает в срок делать свою часть общей задачи. Дабы повлиять на ситуацию, об этом и пишут начальнику в служебной записке. Во-первых, чтобы вовремя поставить его в известность — так меры будут приняты оперативно. Во-вторых, чтобы обезопасить себя от последующих неприятностей, связанных с этим.
• Когда нужно попросить новую технику или другие дополнительные ресурсы.
Это может быть всё что угодно, начиная с просьбы выдать новичку компьютер или корпоративный телефон, завершая просьбой закупить новые современные машины для рабочих нужд. В записке, как правило, приводится обоснование таких приобретений, если это что-то крупное или дорогое. Конечно, если это плановая закупка канцелярских товаров, оно не обязательно.
• Чтобы запросить информацию.
Иногда просто так данные в той или иной компании не получить — нужно отправить официальный запрос. Служебная записка в таких случаях будет кстати.
• Чтобы поощрить за хорошую работу.
Руководитель департамента или подразделения в служебной записке генеральному руководству может попросить выписать премию его подчинённому за высокие показатели в работе или даже предложить повысить его в должности.
• Чтобы добиться наказания за ошибку.
Служебную записку пишут и тогда, когда работник совершил проступок. Обычно, если его хотят лишить премии или применить другое дисциплинарное взыскание, это указывают в её содержании. После служебку передают в отдел кадров или бухгалтерию для конкретных действий.
Поводы для служебной записки и правила её составления определяют индивидуально в каждом предприятии. Выше только самые распространённые примеры, но вариантов может быть куда больше. Как, впрочем, и форматов. Один работодатель предпочитает, чтобы служебка была оформлена строго по правилам документооборота и зарегистрирована в журнале, другой не против ПДФ-варианта и пересылки её в мессенджерах. Всё зависит от лояльности системы в компании и, возможно, её масштаба.
Как лучше оформить служебную записку
Раз закон не предлагает унифицированную форму такого документа, его можно составить самостоятельно и использовать один и тот же стандарт при каждой необходимости. Другой вариант — взять за основу положения ГОСТа по оформлению документов. Хотя и это на ваше усмотрение.
Объединили несколько советов, которые помогут собрать структурный шаблон, если в вашей компании ещё нет корпоративной формы служебки:
- Сначала лучше указать, кому адресована служебная записка. Это может быть линейный руководитель или топ-менеджер компании. Стоит написать его полное ФИО и должность наверху справа.
- Затем ниже указать отправителя — имя и должность того, кто составил документ.
- Обозначить наименование документа. Не в каждой компании служебка называется именно так. Это может быть и докладная, и рапорт или что-то ещё.
- В самом тексте можно описать ситуацию, по возможности ёмко, но полно. Сформулировать конкретные предложения по ней.
- Как и в любом официальном документе, ниже оставить подпись, расшифровку и дату.
Писать ли от руки или строго в печатном виде — тоже лучше определить заранее, чтобы в будущем с этим был порядок и все служебные записки имели общий вид. Руководитель вправе не принимать служебную записку, если она написана не по уставу предприятия, и попросить сотрудника переделать её.
Служебка написана. Что дальше?
Как поступать со служебными записками: регистрировать или нет, отвечать или оставлять без ответа? Это вы решаете также самостоятельно. Конечно, если служебки в вашей компании приняты, лучше вести их учёт и реагировать на них. При этом закон всё так же не обязывает вас отвечать на такие запросы и принимать меры по ним.
Возьмём простую ситуацию: вы получили служебку от руководителя отдела кадров о том, что им не хватает оргтехники и они просят купить им больше принтеров. Вы можете как просто выполнить просьбу или объяснить в официальном ответе, почему сейчас сделать это невозможно, так и вообще проигнорировать документ. Это вполне законно. Другой вопрос, как это повлияет на отношение подчинённых к вам.
И потом, если служебки существуют в вашем коллективе как явление, к ним предъявляются определённые требования и такой способ связи с руководством и между отделами практикуется, стоить сохранять высокие требования по этому вопросу на каждом уровне. А значит: вносить служебки в журнал учёта, определять сроки ответа на них и давать обратную связь, какой бы она ни была. В букве закона этого нет, но это справедливо.
Итак, каков же порядок обращения со служебными записками?
1. Регистрация.
Их регистрируют согласно правилам конкретной организации. Чтобы удостоверить факт обращения и отслеживать работу по нему.
2. Продвижение служебной записки.
Здесь всё зависит от ситуации, от того, кто написал служебку и кому её адресовал. Иногда документ попадает напрямую к руководителю, но если в нём указаны несколько получателей, он движется последовательно.
3. Срок рассмотрения.
Никаких правил в трудовом праве нет и по этой части. Решение об этом принимает, как правило, тот, кому предназначается записка. На изучение служебки может уйти один день, а может и вся неделя. Ориентироваться здесь лучше на степень безотлагательности вопросов, поднимаемых в ней.
Почему служебная записка — это правильно?
Из-за того, что служебка — это скорее право, чем обязанность, многие считают, что писать их не нужно. Зачем плодить бюрократию и тратить бумагу, если большинство вопросов, которым посвящают служебные записки, можно решить в разговоре, мессенджере или по электронной почте? Но в пользу служебок есть ещё несколько веских доводов.
Если возникнет необходимость доказать что-то в суде или контролирующим органам, без этого документа не обойтись, ведь слова к делу не приложишь. Служебка в этом случае одинаково полезна как сотрудникам, так и руководителям — ситуации и споры бывают разные.
Служебные записки полезны и тогда, когда идёт работа над очень большим проектом, растянутым во времени. Они позволяют позже восстановить хронологию действий, вспомнить, какие были этапы или сложности, поднять документацию, вспомнить участников и ответственных и так далее.
Да и в целом для учёта и отслеживания рабочих процессов служебки нужны. В конце концов, всё, что оформлено официально, имеет силу и может быть использовано компанией в своих целях или для того, чтобы разобраться в каких-то сложных случаях. Предположим, водителю необходимо доказать, что приборы в автомобиле неисправны, поэтому показывают неправильный расход бензина. Он составляет служебку, которая свидетельствует об этом, и позже, когда у бухгалтерии или начальства возникнут вопросы о затратах топлива, документ уже будет работать в пользу сотрудника.
По большому счёту служебную записку можно использовать практически в любых ситуациях на производстве, чтобы решить какой-то вопрос, запустить некий процесс. Это свободная форма для выражения предложений, жалоб и так далее. И пусть косвенная, но всё же возможность вступить в диалог с руководством или подчинённым. Её роль в жизни организации очевидна, и, возможно, не стоит отказываться от этого документа в пользу технического процесса. Как минимум в нескольких ситуациях он может оказаться незаменимым и даже решающим.
